Politique de confidentialité et sur la protection des renseignements personnels

Adoptée par le conseil d’administration le13 septembre 2024

Æquo Services d’engagement actionnarial inc. (« Æquo») accorde une grande importance à la protection de la vie privée et à la confidentialité des renseignements personnels recueillis.

La présente Politique de confidentialité et sur la protection des renseignements personnels (la « Politique ») vise notamment à décrire comment Æquo recueille, détient, utilise, communique, ou autrement traite ou supprime les renseignements personnels et comment elle en préserve la confidentialité. Elle encadre aussi la façon dont les personnes peuvent exercer leurs droits et choix à l’égard de leurs renseignements personnels.

En accédant au site web d’Æquo ou en faisait autrement affaires avec Æquo, vous consentez à ce qu’Æquo puisse collecter, utiliser et communiquer vos renseignements personnels conformément à la Politique.

1. ÉTENDUE ET APPLICATION

La Politique s’applique à toutes les activités ainsi qu’aux services offerts par Æquo. Elle s’applique notamment à toute personne qui est ou a déjà été : un utilisateur de son site Web, un client, un candidat à un emploi, un employé ou un administrateur.

Dans certains cas, au moment de la collecte de renseignements personnels Æquo peut fournir de plus amples renseignements sur leur traitement ou prévoir des modalités particulières. Æquo peut aussi, dans certaines circonstances, obtenir le consentement particulier, verbal ou écrit, à l’utilisation ou à la communication de renseignements personnels, y compris lorsque la loi l’exige.

2. DÉFINITION DE «RENSEIGNEMENT PERSONNEL»

L’expression « renseignement personnel » s’entend généralement de tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l’identifier personnellement. Les renseignements anonymisés et qui ne peuvent être associés à un individu identifiable que ce soit directement ou indirectement ne constituent pas des renseignements personnels.

3. CATÉGORIES DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLIS

Æquo limite la collecte aux renseignements personnels qui sont raisonnablement nécessaires pour atteindre les objectifs pour lesquels ils ont été recueillis.
Æquo peut recueillir, détenir, utiliser ou communiquer divers renseignements en fonction de la nature de la relation d’une personne avec Æquo, notamment, sans s’y limiter :

  • Renseignementsd’identification, comme le nom, l’adresse postale, le numéro d’assurance sociale, la date de naissance, la mention du sexe, le numéro de téléphone, l’adresse électronique, l’employeur, la profession, le numéro d’employé et les signatures (manuscrites, électroniques ou numériques).
  • Renseignements liés à la prestation de services, comme les portefeuilles de placement des clients, les données de vote, les données carbones, ainsi que les renseignements bancaires et surles opérations, comme l’adresse de facturation des fournisseurs, les numéros et types de comptes, le nom du dépositaire et l’historique des transactions.
  • Renseignements sur les activités le web, comme le type de navigateur, le fournisseur de service internet, les pages de renvoi/de sortie, les pages consultées sur le site d’Æquo ou les commentaires recueillis sur des plateformes numériques d’Æquo.

4. COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Æquo recueille des renseignements personnels de différentes façons, notamment directement de la personne concernée, auprès de tiers et via son site Web ou autrement, notamment, lorsque la loi le permet ou l’exige.

Æquo peut, sans s’y limiter, recueillir des renseignements personnels des sources générales suivantes :

a. Directement de la personne:

Æquo peut recueillir des renseignements personnels directement de la personne concernée, notamment dans le cadre des activités suivantes:

  1. Dans le cadre d’un emploi, stage, fonction ou charge au sein d’Æquo;
  2. Dans le cadre d’une implication sur le conseil d’administration d’Æquo;
  3. Dans le cadre d’une relation d’affaires avec Æquo, à titre de client, de fournisseur ou autrement;
  4. En complétant tout formulaire sur le site Web d’Æquo ou par tout commentaire formulé sur les plateformes numériques.

b. Auprès de tiers

Dans certaines circonstances, Æquo peut recueillir des renseignements personnels auprès de tiers, comme un employeur, une agence de renseignements, une agence d’évaluation de crédit.

Chaque tiers est responsable de s’assurer et garantit qu’il est autorisé à fournir de tels renseignements à Æquo et a obtenu le consentement éclairé de la personne concernée pour la collecte, l’utilisation et la communication de ses renseignements personnels lorsque requis par la loi.

c. Via le site Web

L’utilisation du site Web permet à Æquo de compiler automatiquement certains renseignements concernant un profil d’utilisateur, ce qui peut inclure l’adresse de protocole Internet (ou adresse IP) d’un ordinateur, une zone de géolocalisation, le système utilisé, le nom du fournisseur de services Internet, la date et l’heure auxquels une personne a accédé au site Web, le site Web précédent qui a été visité dans la mesure où il a fourni un lien au site Web d’Æquo, ainsi que le contenu visionné et téléchargé sur le site Web d’Æquo. Pour ce faire, le site Web d’Æquo, comme la plupart des sites Web, utilise des témoins de navigation, soit de petits fichiers de données qui sont enregistrés sur un ordinateur lorsque la visite est effectuée. Ces témoins peuvent être « persistants » ou « de session ». Les témoins de navigation persistants restent sur l’ordinateur personnel ou l’appareil mobile lorsque l’usager se déconnecte, tandis que les témoins de navigation de session sont supprimés dès que l’usager ferme son navigateur Web. Æquo utilise à la fois des témoins de navigation de session et des témoins de navigation persistants aux fins décrites ci-dessous.

Témoins de navigation nécessaires/essentiels

  • Type : témoins de navigation de session
  • Objectif : Ces témoins de navigation sont essentiels pour fournir les services disponibles via le site Web et pour permettre d’utiliser certaines de ses fonctionnalités. Ils aident à authentifier les utilisateurs et à empêcher l’utilisation frauduleuse des comptes d’utilisateurs. Sans ces témoins de navigation, les services demandés par l’utilisateurs ne peuvent pas être fournis, et Æquo n’utilise ces témoins de navigation que pour fournir ses services.

Témoins de navigation de fonctionnalité

  • Type : Témoins de navigation persistants
  • Objectif : Ces témoins de navigation permettent de mémoriser les choix faits par l’utilisateur sur le site Web, tels que la mémorisation des informations de connexion ou de préférence de langue. Le but de ces témoins de navigation est d’offrir une expérience plus personnelle et d’éviter d’avoir à ressaisir les préférences à chaque utilisation du site.

5. UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Avec le consentement de la personne concernée ou telle que la loi le permet ou l’exige, Æquo peut utiliser des renseignements personnels pour les besoins suivants ou toutes autres fins compatibles ou raisonnables ou suivant toutes autres fins prévues dans un consentement.

Æquo peut utiliser des renseignements personnels pour des besoins généraux de l’entreprise, par exemple :

  • Établir et gérer les relations avec les clients et relations d’Æquo;
  • Fournir ou offrir des services;
  • Gérer ses activités commerciales;
  • Gérer le site Web;
  • Gérer le dossier d’un employé, stagiaire, administrateur ou consultants d’Æquo;
  • Se conformer à toute obligation légale ou règlementaire applicable;
  • Toute autre fin à laquelle la personne aurait consenti.

Æquo peut utiliser des renseignements personnels à des fins d’amélioration continue, notamment pour améliorer l’expérience client et améliorer ou développer la gamme services, y compris l’utilisation du site Web. Cela peut comprendre le fait de générer des statistiques pour comprendre et évaluer les intérêts et besoins. Lorsque la loi l’exige, Æquo utilisera des renseignements dépersonnalisés ou anonymisés à ces fins.

Æquo peut utiliser des renseignements personnels aux fins de marketing, notamment l’adresse courriel, pour envoyer du contenu tel que l’envoi du rapport d’activité annuel, l’envoi de carte de noël ou autres communications. Æquo inclut dans les messages commerciaux électroniques une procédure de désabonnement permettant à toute personne de ne plus les recevoir. Cela ne vise pas les communications au sujet de produits détenus ou des communications administratives nécessaires à la bonne gestion du dossier en cause ou faites conformément à la loi.

6. COMMUNICATION À D’AUTRES PERSONNES OU ORGANISATIONS

Æquo peut communiquer des renseignements personnels à ses fournisseurs de services, incluant ses mandataires, prestataires de services ou consultants et d’autres organisations en conformité avec la loi. Les fournisseurs de services qui pourraient recevoir des renseignements personnels comprennent notamment des entreprises de consultation, des entreprises de préparation d’états de compte ou de relevés fiscaux, des entreprises de stockage de documents, des fournisseurs d’hébergement de données infonuagiques ou autre, des fournisseurs de logiciels, d’entretien et de service-conseil en technologies de l’information.

Lorsqu’Æquo communique des renseignements personnels à des tiers comme des mandataires ou prestataires de services, il prévoit, conformément à la loi, que les renseignements personnels communiqués ne doivent être utilisés qu’aux fins de la réalisation du contrat et qu’ils doivent bénéficier de mesures de protection raisonnables compte tenu, par exemple, de leur sensibilité, utilisation ou quantité.

En outre, Æquo peut communiquer des renseignements personnels lorsque la loi le permet ou l’exige, par exemple :

  • Avec des gouvernements, des organismes ou agences gouvernementaux, des organismes d’application de la loi lorsque la loi l’exige, comme dans le cas de la communication à des fins fiscales à l’Agence du revenu du Canada ou Revenu Québec.
  • Avec des personnes ou des organisations, des organismes ou agences de réglementation ou gouvernementaux, des opérateurs de base de données ou de registres utilisés pour vérifier les renseignements fournis par rapport à ceux existants, ou des assureurs, institutions financières, repérer ou éliminer des abus financiers, des fraudes et des activités criminelles, protéger les actifs et les intérêts d’Æquo, aider dans le cadre d’enquêtes internes et externes visant des activités potentiellement illégales ou suspectes ou gérer, défendre ou régler des pertes réelles ou potentielles liées à ce qui précède. À ces fins, des renseignements personnels peuvent être regroupés avec des données appartenant à d’autres personnes et faire l’objet d’analyses de données.

Dans tous les cas, Æquo ne vend pas les renseignements personnels qui lui sont confiés dans le cadre de ses activités.

7. CHOIX QUANT À L’UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Une personne peut, dans certains cas, choisir la façon dont Æquo traite ses renseignements personnels.

1. Modification des préférences de communication

Une personne peut choisir de ne pas recevoir par courriel des messages commerciaux d’Æquo en cliquant sur le lien de désabonnement figurant dans les correspondances transmises. Æquo traitera toute modification des préférences, généralement, dans un délai d’au plus dix (10) jours ouvrables suivant la demande.

2. Modification des paramètres de navigation sur un appareil

Il est possible d’effacer les témoins du lecteur de disque dur d’un ordinateur ou d’un appareil mobile, de bloquer la création de témoins de navigation ou de décevoir un avertissement avant qu’un témoin ne soit enregistré et une personne peut retirer ou désactiver certaines de ces technologies en tout temps au moyen de son navigateur. Toutefois, en cas de retrait ou désactivation, il est possible que certaines fonctionnalités du site Web et des plateformes numériques ne soient plus fonctionnelles ou accessibles. Toute personne est invitée à se reporter aux instructions de son navigateur ou à son écran d’aide pour savoir comment bloquer, supprimer et gérer les témoins de navigation sur son ordinateur ou appareil mobile.

3. Restriction à la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels

Pour les autres situations que celles décrites précédemment, toute personne peut retirer son consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de renseignements personnels conformément à la Politique, en tout temps moyennant la remise d’un préavis écrit raisonnable à Æquo, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles.

Toutefois, le retrait d’un consentement peut avoir une incidence sur la capacité d’Æquo à fournir des services à une personne ou à répondre à une demande. Dans certaines circonstances, des exigences légales ou contractuelles pourraient empêcher une personne de retirer son consentement.

8. MESURE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Selon le volume et la sensibilité des renseignements, les fins auxquelles ils sont utilisés et le format dans lequel ils sont conservés, Æquo met en œuvre une combinaison de mesures afin de protéger les renseignements personnels, notamment :

  • Désignation d’un responsable de la protection des renseignements personnels qui veille à ce qu’Æquo se conforme aux   lois   applicables   en   matière   de   protection   des renseignements personnels;
  • Établissement de procédures internes qui définissent les rôles et responsabilités des employés tout au long du cycle de vie des renseignements et qui déterminent quels employés ou autres personnes autorisées peuvent accéder à des actifs informationnels et pendant quelle période;
  • Sensibilisation et formation en continu sur la confidentialité et la sécurité des données pour les employés;
  • Si les renseignements sont recueillis ou conservés sous forme électronique, mise en place de mesures de sécurité techniques telles que le cryptage, les pares-feux, les logiciels antivirus et autres mesures similaires;
  • Procédures pour recevoir, enquêter et répondre aux plaintes ou aux demandes relatives aux pratiques d’Æquo en matière de traitement des renseignements, y compris celles relatives à tout incident impliquant des renseignements personnels;
  • Mesures contractuelles visant à assurer que les fournisseurs de services avec Æquo partage des renseignements personnels maintiennent des mesures de sécurité adéquates.

Toutefois, comme aucun mécanisme n’offre une sécurité sans failles, une part de risque est toujours présente.

9. CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Æquo conserve les renseignements personnels (dossiers physiques ou électroniques) le temps nécessaire pour fournir des services ou répondre aux demandes qui lui sont présentées, gérer ses activités commerciales et se conformer à ses obligations légales et réglementaires. Lorsqu’ils ne sont plus nécessaires, les renseignements personnels sont détruits ou anonymisés de façon sécuritaire.

10. TRANSFERT HORS-QUÉBEC DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

De façon générale, les renseignements personnels sont détenus (données au repos) au Canada ou aux États-Unis. Malgré ce qui précède, ils peuvent également être détenus dans tout pays où des fournisseurs de services d’Æquo, incluant des filiales canadiennes de compagnies étrangères, ont des activités et dans la mesure où cela est nécessaire à leurs fonctions ou prestations.

Ainsi, certains fournisseurs d’Æquo peuvent avoir accès à des renseignements personnels, les utiliser ou les stocker à l’extérieur du Québec. Dans une telle situation, les mesures de protection décrites à l’article 8 de la présente Politique s’appliquent, mais les renseignements personnels ainsi communiqués peuvent être assujettis aux lois d’un État étranger, y compris toute loi permettant ou exigeant la communication des renseignements au gouvernement, à des organismes gouvernementaux, à des tribunaux et à des organismes d’application de la loi de cet État.

11. DEMANDE D’ACCÈS, DE RECTIFICATION, DE MODIFICATION OU DE SUPPRESSION OU PLAINTE RELATIVEMENT À SES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Sous réserve de certaines exceptions légales, toute personne peut avoir accès aux renseignements personnels la concernant, demander que des corrections soient apportées à des renseignements inexacts et demander la rectification ou suppression de ses renseignements personnels si leur collecte, leur utilisation, leur communication ou leur conservation ne sont pas autorisées par la loi. Toute personne peut en outre formuler une plainte quant à la protection de ses renseignements personnels. Pour exercer tout droit prévu au présent article, toute personne est invitée à contacter le Responsable de la Protection des renseignements personnels aux coordonnées apparaissant à l’article 13 de la présente Politique.

12. PLAINTES EN MATIÈRE DE PROTECTION DES DONNÉES

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant le traitement de vos informations qui sont disponibles chez nous, vous pouvez envoyer un courriel à notre délégué à la protection des données à l’adresse :

ARNAUD CELKA
Directeur de la recherche
Courriel : arnaud@aequo.ca

Nous traiterons vos préoccupations conformément à la loi applicable.

13. COORDONNÉES

Toutes demandes d’accès, de rectification, de modification, de suppression ou de plainte doivent être soumises par écrit au Responsable de la protection des renseignements personnels

  • par la poste : 1111, Rue Saint-Urbain, bureau 210, Montréal, Québec, H2Z 1Y6
  • par courriel : administration@aequo.ca

Le Responsable de la protection des renseignements personnels répond avec diligence à toute demande qui lui est adressée, généralement, dans les 30 jours de la réception de la demande écrite.

14. MODIFICATION ET MISE À JOUR DE LA POLITIQUE

Æquo peut, à son entière discrétion, apporter des modifications à la Politique. De même, les lois sur la protection des renseignements personnels changent rapidement et par conséquent, il se peut que la présente Politique soit modifiée par Æquo à sa seule discrétion et sans préavis. La collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels par Æquo seront régies par la version en vigueur de la présente Politique.

En continuant de traiter avec Æquo après que la nouvelle version de la Politique ait été affichée, toute personne sera réputée avoir accepté les modifications apportées à la Politique, sous réserve de toute autre exigence pouvant s’appliquer. Il est de la responsabilité de chaque personne de s’assurer d’avoir lu et compris la Politique et toute modification à celle-ci.